¿Qué es la gestión de efectivo?

En pocas palabras, la gestión de efectivo es la gestión y recopilación de flujos de efectivo. También se conoce a veces como gestión de logística monetaria. Este proceso es relevante tanto para las organizaciones como para los individuos. La gestión de efectivo es especialmente esencial para las organizaciones (como las empresas). De hecho, la gestión de efectivo puede considerarse un componente fundamental de la estabilidad financiera de cualquier empresa.

Para una empresa, la gestión de caja es el método por el cual la empresa elige gestionar operaciones financieras como la recaudación de ingresos, la inversión de capital en proyectos a corto o largo plazo, el pago de pasivos, así como los gastos operativos y de otro tipo, y el proceso de asegurarse de que la empresa tenga suficiente efectivo disponible para usarlo en el futuro. Básicamente, la administración de efectivo para una empresa implica realizar un seguimiento de las entradas y salidas de efectivo y mantener suficiente efectivo disponible para el uso operativo de la empresa.

La administración de efectivo para individuos generalmente implicará mantener dinero en instituciones financieras como bancos, ya sea en cuentas de ahorro, cuentas corrientes u otros tipos de cuentas bancarias. Otra opción de administración de efectivo para individuos es una cuenta de mercado monetario, que es como un cruce entre una cuenta corriente y una cuenta de ahorros, que también ofrecen los bancos.

Debido a que los bancos están asegurados por la FDIC, son quizás los principales proveedores de servicios financieros relacionados con la custodia de activos en efectivo. Es mucho más seguro colocar el dinero en efectivo en un banco que debajo del proverbial colchón. El efectivo en las cuentas de un individuo es a menudo un indicador importante de la riqueza general y la estabilidad financiera, así como parte de una cartera de riqueza completa.

La importancia de la gestión de efectivo

La administración de efectivo para las personas generalmente implica el mantenimiento de los saldos de efectivo y la obtención de ganancias sobre cualquier efectivo que esté inactivo, a menudo a través de la acumulación de intereses en una cuenta bancaria. También implica la gestión prudente de productos financieros como tarjetas de crédito, que implican obligaciones que deben pagarse periódicamente. Las personas deben asegurarse de tener suficiente efectivo disponible para pagar sus obligaciones y también deben buscar invertir su efectivo inactivo en productos y servicios financieros, así como en instituciones que les ofrezcan un retorno de su inversión. La gestión prudente del efectivo a nivel individual es fundamental para el mantenimiento de la estabilidad y la prosperidad financieras personales.

Las empresas requieren efectivo para operar. En un momento dado, una empresa en particular puede tener una serie de obligaciones que pagar y algunas fuentes de ingresos. Estas obligaciones o gastos generalmente deben pagarse de manera regular. Los ingresos que recibe una empresa a través del cobro de pagos (entradas de efectivo) deben equilibrarse con las obligaciones que debe pagar una empresa (salidas de efectivo), con suficiente efectivo restante para mantener la estabilidad de la empresa, incluidas sus obligaciones actuales y futuras. Por lo tanto, el efectivo que una empresa tiene disponible, el efectivo que recibe y el efectivo que debe desembolsar deben administrarse de manera prudente para que la empresa no incumpla sus obligaciones de pago o se quede sin los fondos necesarios para operar.

A nivel corporativo, la administración de efectivo, que también puede llamarse administración de tesorería, generalmente está en manos de los tesoreros corporativos, gerentes comerciales y directores financieros. Estas partes son responsables de desarrollar estrategias para la administración de efectivo, monitorear y analizar la estabilidad financiera de la empresa y ocuparse de todos los asuntos relacionados con el efectivo para la empresa. Varias empresas pueden optar por subcontratar una parte o incluso todas las responsabilidades relacionadas con la gestión de efectivo a proveedores de servicios que se dedicarán específicamente a la gestión de efectivo.

Ya sea que la administración de efectivo de una empresa se mantenga internamente o se envíe a un proveedor de servicios financieros externo, los ejecutivos responsables de la administración de efectivo realizarán un seguimiento y analizarán una serie de métricas clave de manera regular (generalmente diariamente, mensualmente, trimestral y anual).

El estado de flujo de efectivo

La gestión del flujo de caja corporativo o la gestión de tesorería de una empresa se centra en un estado de flujo de caja. Este estado de flujo de efectivo generalmente se informará a los accionistas o, de manera más general, a las partes interesadas de la empresa cada trimestre, pero se hará un seguimiento y se mantendrá internamente a diario. Este estado de flujo de efectivo sirve como un registro completo de todos los flujos de efectivo de una empresa. Esto incluye el efectivo que se paga a una empresa por las cuentas por pagar, el efectivo que recibe la empresa de las cuentas por cobrar, el efectivo que se paga por el financiamiento y el efectivo que se paga por la inversión. El estado de flujo de efectivo se puede resumir por su resultado final, que muestra la cantidad de efectivo que está disponible para la empresa.

Un estado de flujo de efectivo se dividirá en tres secciones diferentes, operativa, financiera e inversión. Las actividades de efectivo registradas en la porción operativa reportarán los activos circulantes restados por los pasivos circulantes, cuyo resultado es el capital de trabajo neto del negocio, cuánto efectivo tiene el negocio para operar. Las otras dos secciones son algo más sencillas. La sección de financiación se ocupa de las entradas y salidas de efectivo relacionadas con la financiación, y la sección de inversiones se ocupa de las entradas y salidas de efectivo que tienen que ver con la inversión.

Técnicas para la gestión de efectivo

Controles internos

Una empresa puede utilizar cualquier número de comprobaciones o controles internos para garantizar y gestionar flujos de efectivo eficientes. Las consideraciones principales para una empresa con respecto a los flujos de efectivo pueden incluir los procesos de cobro para recibir pagos, la duración promedio de las cuentas por cobrar, las cancelaciones de las cuentas por cobrar que no se han cobrado, la gestión de las líneas de crédito, la tasa de rendimiento y la liquidez del equivalente de efectivo. inversión y el nivel de efectivo operativo disponible.

Por lo general, los flujos de efectivo que tienen que ver con las actividades operativas se concentran en gran medida en el capital de trabajo de una empresa. Esto se ve afectado directamente por los cambios en las cuentas por pagar y las cuentas por cobrar. Las entradas y salidas de efectivo que tienen que ver con el financiamiento y la inversión pueden generalmente considerarse eventos de efectivo que están fuera de lo común y que pueden involucrar financiamiento a través de procedimientos especiales.

Capital de trabajo

El capital de trabajo de una empresa se define como los activos corrientes de la empresa menos sus pasivos corrientes. El saldo del capital de trabajo es una parte vital de la administración adecuada de efectivo para cualquier negocio porque demuestra la cantidad de activos circulantes que posee una empresa para cubrir los pasivos circulantes. Las empresas aspiran a que su saldo de activos actual supere su saldo de pasivo actual. Si el saldo del pasivo corriente excede el saldo del activo corriente, una empresa probablemente necesitará utilizar líneas de reserva para cumplir con sus obligaciones de cuentas por pagar.

Los activos corrientes de una empresa generalmente incluyen todo su efectivo, su inventario y todas sus cuentas por cobrar dentro de un año. Los pasivos corrientes generalmente incluirán toda la deuda a corto plazo que debe pagarse dentro de un año, así como todas sus cuentas por pagar que vencen dentro de un año. Reste los pasivos corrientes de los activos corrientes para obtener el capital de trabajo de una empresa.

El capital de trabajo se informa en el estado de flujo de efectivo en la primera sección (la sección operativa), y generalmente también se informa el cambio en el capital de trabajo de una empresa de un período financiero al siguiente. Si este cambio neto en el capital de trabajo de una empresa es positivo, esto significa que ha aumentado el saldo de activos actual para cubrir su saldo de pasivo actual, lo que significa una ganancia positiva para el resultado final del estado de flujo de efectivo. Si hay un cambio neto negativo en el capital de trabajo de una empresa, entonces sus pasivos corrientes han aumentado más que sus activos corrientes, lo que limita la capacidad de la empresa para pagar esos pasivos con la misma eficiencia. El resultado final vería entonces una reducción en la cantidad total de efectivo disponible.

Consejos para la gestión de efectivo

Una empresa puede hacer varias cosas diferentes para mejorar la eficiencia tanto de sus cuentas por pagar como de sus cuentas por cobrar. Esto conducirá a un mejor flujo de caja operativo y un aumento del capital de trabajo.

Con el fin de mejorar la eficiencia de las cuentas por cobrar, una empresa puede ofrecer descuentos por el pago rápido de facturas, así como reducir el número de días pagaderos para fomentar pagos más rápidos. Una empresa también puede ofrecer servicios como sistemas de pago electrónico y facturación automatizada para facilitar pagos más fáciles y rápidos. Tecnología que ayuda con el manejo adecuado del efectivo También puede ser utilizado por una empresa para eliminar errores humanos y reducir la posibilidad de robo. Estas estrategias servirán para incrementar el activo circulante de una empresa.

Para mejorar la eficiencia de las cuentas por pagar, una empresa puede utilizar depósitos directos de nómina o pagar obligaciones utilizando servicios de pago de facturas automatizados para aumentar la eficiencia de las cuentas por pagar.

Conclusión

Las prácticas sólidas de administración de efectivo minimizan el potencial de pérdida de dinero como resultado de errores humanos en el procesamiento de transacciones o robo. La tecnología se utiliza a menudo para acelerar el proceso de recaudación de efectivo y eliminar errores humanos. El manejo adecuado del efectivo es esencial para que cualquier negocio prospere.

La gestión eficiente del efectivo es fundamental para que las empresas sobrevivan, sigan operando y prosperen.