Por qué el manejo de efectivo es importante para la industria minorista

Incluso en nuestro mundo cada vez más sin efectivo, manejo de efectivo es vital para las empresas minoristas. Solo porque otros métodos de pago se están volviendo populares, no hay razón para pensar que el efectivo no seguirá siendo un método de pago importante y popular en el futuro previsible.

Con los pagos con tarjeta, hay poco riesgo de pérdida. Si cobra $ 20, se le pagará $ 20. Transacciones en efectivo no siempre son tan fiables. Si cobra $ 20, es posible que le entreguen un billete de $ 20, veinte billetes de $ 1 o un billete de $ 50. Casi todas las transacciones en efectivo representan el potencial de pérdida.

Por eso es apropiado manejo de efectivo Es vital. Especialmente para las empresas nuevas y pequeñas, la administración del dinero es crucial y cualquier pérdida puede ser paralizante. Asegurarse de que sus empleados estén debidamente capacitados en manejo de efectivo puede marcar una gran diferencia en sus resultados.

Cómo evitar malos hábitos de manejo de efectivo

Si aún no lo ha hecho, una de las mejores cosas que puede hacer para mejorar su manejo de efectivo es estandarizar el proceso. Esto incluye lo que hacen sus cajeros cuando lo aceptan, cómo hacen el cambio y cómo y cuándo suman cada caja. El proceso exacto variará de una empresa a otra y no existe una forma correcta de hacerlo. Lo importante es tener un proceso estándar, porque eso hace que sea mucho más fácil detectar errores.

Cada negocio tendrá diferentes procedimientos. Un gerente puede hacer que las cajas se cuenten cuatro veces, otro podría estar satisfecho con dos veces. Uno podría tener tres contables y otros cuatro. La cuestión es que las políticas específicas no siempre son la parte más importante. No se preocupe demasiado por eso; Hay algunas cosas de las que querrá estar seguro e incluir, pero el simple hecho de tener el procedimiento en su lugar contribuirá en gran medida a mejorar su manejo de efectivo.

También debe desarrollar políticas sobre quién maneja el dinero y cuánto dinero pueden manejar. Esto se debe a que siempre es una mala idea tener un contable que maneje todo el efectivo. Hay demasiadas oportunidades para que los errores pasen desapercibidos o para que se produzcan robos.

Con una sola persona a cargo de todo el proceso, no sabrán cuándo cometen un error. Agregar una o dos personas más no solo aumenta las probabilidades de detectar errores, sino que también minimiza el daño que una persona puede hacer cuando comete un error.

También haga depósitos en efectivo con frecuencia. Tener demasiado Dinero en mano se convierte en un riesgo de seguridad importante. Es mucho más difícil robar en un banco que en ti. A menudo, los dueños de negocios prefieren esperar para realizar un depósito, de modo que minimizan la cantidad de viajes que tienen que hacer al banco.

Es comprensible que hacer varios viajes para depositar dinero sea frustrante y requiera mucho tiempo. Sin embargo, dejar todo ese dinero en efectivo en la caja fuerte es peligroso. Te convierte en un objetivo muy tentador para los ladrones que están prestando atención. Si sufre un robo, es mucho mejor tener su efectivo depositado en un banco que estar sentado en una caja fuerte. Tu cuenta bancaria es un ubicación segura. Tu caja fuerte es menos segura.

Todas estas cosas deben incluirse en sus políticas y procedimientos cuando estandarice el proceso. Si ya tiene un proceso estandarizado y no incluye estas ideas, es posible que desee reconsiderarlo. Es posible que se sorprenda de la cantidad de dinero que ya está perdiendo como resultado de su proceso de manejo de efectivo.

La importancia de capacitar a sus empleados

El error humano representa muchas pérdidas. Una vez que tenga sus políticas y procedimientos implementados y optimizados para minimizar las pérdidas y eliminar los malos hábitos, debe capacitar a su los miembros del personal.

No basta con explicarles las políticas. Los hábitos son difíciles de romper, pero el entrenamiento es una buena herramienta para romperlos. También es posible que, al capacitar a sus empleados, descubra malos hábitos o deficiencias que no conocía. Podría ser algo tan simple como un cajero que lucha con las matemáticas lo suficiente como para que hacer cambios sea un problema para ellos.

El otro beneficio del entrenamiento es que, además de eliminar los malos hábitos, construye buenos. Los empleados debidamente capacitados encontrarán que los nuevos procedimientos estándar se han vuelto tan habituales como los anteriores.

La formación de todos los empleados también significa que pueden corregir los errores más fácilmente que otros los miembros del personal Podría hacer. Por ejemplo, un cajero puede notar que otro no ha seguido el procedimiento en la forma en que aceptó el pago en efectivo y recordar la nueva política.

Por nuevo los miembros del personal, la formación les ayuda a adaptarse más rápidamente a un nuevo entorno de trabajo. Hacer que el personal existente asuma la responsabilidad de la formación es una buena forma de reforzar realmente las nuevas políticas.

Cómo puede ayudar la tecnología de administración de efectivo

La tecnología puede ayudar con la gestión del efectivo de muchas formas. El software de punto de venta puede calcular el cambio que debe pagar un cliente para que sus cajeros no tengan que hacerlo. Los sistemas de reciclaje de efectivo pueden contar y rellenar una caja para la caja registradora.

Sin embargo, la tecnología de administración de efectivo más común es la máquina contadora de dinero. Estas máquinas pueden mejorar drásticamente el conteo de dinero, eliminando preocupaciones sobre la precisión y pueden hacerlo muy rápido.

Las máquinas de conteo con la capacidad de detectar diferentes denominaciones también pueden ayudarlo a realizar un seguimiento de los billetes y monedas que necesita. Tendrá una cuenta precisa de la cantidad que tiene de cada billete y moneda, lo que le asegura que sepa exactamente cuánto cambio pedir.

La tecnología de gestión de efectivo no puede eliminar completamente el error humano en el proceso de manejo de efectivo, pero puede minimizarlo. Sus empleados todavía tienen que manejar el efectivo en algún momento. Los cajeros deben contar el cambio correcto y asegurarse de que el pago que recibieron sea correcto. Todavía tienen que clasificar correctamente las facturas en su cajón de efectivo.

Todo esto significa que nunca podrá eliminar completamente el error humano de la mezcla. Mientras tenga empleados humanos, se cometerán errores. Lo que la tecnología puede hacer por usted es minimizar esos errores tanto como sea posible.

También puede ayudarlo a detectar billetes falsos. Confiar en sus cajeros para detectarlos nunca es una buena idea. Los falsificadores son buenos en lo que hacen y sus cajeros no tienen tiempo para revisar todas las facturas que pasan por su estación. Una máquina para contar dinero normalmente tendrá incorporada equipo de detección de falsificacionesy puede escanear fácilmente todas las facturas que llegan a su empresa.

Mejores prácticas para el manejo de efectivo

Dado que el uso de la tecnología de gestión de efectivo por sí sola no eliminará por completo el error humano del proceso de manejo de efectivo, estas son las mejores prácticas a seguir.

1. Minimizar el número de manipuladores de efectivo. Más personas entregando el dinero equivalen a más posibilidades de que el error humano entre en la mezcla. También resulta difícil rastrear los errores hasta el origen, lo que significa que es difícil corregirlos. Además de limitar el número de personas en la caja, esto significa limitar el número de cajeros en cada turno. Sin embargo, debes encontrar el equilibrio adecuado. Demasiadas personas tampoco son buenas y también aumenta el riesgo de errores humanos. Probablemente esto sea más arte que ciencia.
2. Seguridad. Esto se reduce a la política. Limite el cantidad de efectivo lo mantiene a mano al tener una política clara sobre la frecuencia con la que realiza depósitos en el banco. Más Dinero en mano te convierte en blanco de robos. De la misma manera, desea tener políticas claras sobre cuándo recoger las cajas, cuándo se cuentan y se llenan las cajas, etc. Una buena caja fuerte también es importante.
3. Rastro de papel. Mantenga un rastro claro de su proceso de manejo de efectivo. Esto en parte porque lo protege y en parte porque facilita el seguimiento de los errores cuando ocurren. Recibos de efectivo y documentación de apoyo para cada recuento de caja ayuda a establecer un rastro de papel claro para ayudar en cualquier investigación.
4. Invierta en tecnología de gestión de efectivo. Ya hemos dedicado una sección completa a esto, pero realmente es una de las mejores formas de mejorar su proceso de manejo de efectivo. Las máquinas contadoras de dinero no cometen los mismos errores que los contadores humanos. Eliminarán la mayoría de los errores que perjudican sus resultados en el proceso de manejo de efectivo.

Conclusión

Mejorando tu proceso de manejo de efectivo es una de las mejores cosas que puede hacer cualquier pequeña empresa. Ayudará en gran medida a evitar que su empresa experimente los mismos tipos de problemas financieros que con tanta frecuencia descarrilan a las pequeñas empresas.

La mejora de sus políticas y procedimientos, junto con la inversión en una buena tecnología de administración de efectivo, mejora el manejo de efectivo y elimina gran parte del error humano que tiende a hacer que el manejo manual de efectivo sea tan problemático. Nunca lo eliminará por completo, pero puede hacerlo tan raro en su negocio que apenas afecte sus ganancias.